La Commission exerce les fonctions et pouvoirs édictés dans sa loi constitutive de 1982, la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (Loi sur l'accès). Elle est principalement chargée de l’application de cette Loi, de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi sur le privé) et de la Loi sur les renseignements de santé et de services sociaux (LRSSS).
Pour la mise en œuvre des mandats qui lui sont confiés, la Commission dispose de deux sections :
Dans le cadre des mandats et activités de ses deux sections, la Commission a également pour fonction de :
La Commission dispose de fonctions de promotion et de sensibilisation pour assurer la compréhension des lois applicables.
La Commission dispose du pouvoir d’émettre des lignes directrices afin de faciliter l’application des lois, notamment en matière de consentement. Ainsi, la Commission peut :
Ces lignes directrices visent à permettre aux entreprises privées et aux organismes publics assujettis de mieux comprendre leurs obligations légales.
La Commission fait la promotion de meilleures pratiques et du respect des droits en matière de transparence et de protection des renseignements personnels. La Commission offre notamment à ses clientèles :
La Commission voit au respect des droits et des obligations prévus par les lois sous sa responsabilité. Elle peut entre autres mener des inspections et des enquêtes, rendre des ordonnances et imposer des sanctions. Elle reçoit et analyse des avis et des documents de conformité. Elle rend aussi des avis sur des projets de loi ou de règlement, entre autres.
La Commission peut réaliser des inspections visant à prévenir de possibles infractions en vérifiant si les lois sont bien appliquées.
La Commission dispose aussi du pouvoir de mener des enquêtes :
La Commission peut faire une demande péremptoire à toute personne. Ainsi, elle peut exiger qu'on lui remette tout renseignement ou tout document permettant de vérifier l'application des lois ou de leurs règlements.
Dans cette situation, la Commission avise la personne concernée et détermine un délai raisonnable pour fournir les renseignements ou les documents.
La personne qui reçoit une demande péremptoire doit s'y conformer en respectant le délai déterminé, même si elle a déjà produit un tel renseignement ou un tel document en réponse à une demande semblable ou en raison d'une obligation découlant des lois ou de leurs règlements.
Le refus ou la négligence de se conformer à une demande péremptoire, selon le délai déterminé par la Commission, constitue une infraction passible d’une amende.
Au terme d’une enquête pendant laquelle les observations de l'entreprise ou de l'organisme sont considérées, la Commission dispose d’un pouvoir d’ordonnance ou de recommandation. Elle peut ainsi recommander ou ordonner à l’organisation de prendre des mesures correctrices dans un délai raisonnable qu’elle détermine.
Lorsqu’un incident de confidentialité est porté à son attention, la Commission peut également exercer ce pouvoir d’ordonnance.
Les ordonnances de la Commission sont exécutoires.
Comment le pouvoir d'ordonnance de la Commission peut-il se concrétiser?
Après avoir entendu les observations d'une personne, la Commission peut lui ordonner l'application de toute mesure visant à protéger les droits des personnes concernées. Par exemple, elle peut ordonner la remise des renseignements personnels impliqués à l’organisation ou leur destruction.
En situation d'urgence, quand un incident de confidentialité est susceptible de causer un préjudice irréparable, une personne visée par une ordonnance de la Commission peut :
Si l’incident présente un risque de préjudice sérieux, la Commission peut également ordonner à l’organisation d’aviser les personnes concernées, si elle ne l’a pas fait alors qu’elle en était tenue.
La Commission peut imposer des sanctions administratives pécuniaires aux entreprises contrevenant aux lois applicables.
Pour certaines infractions à l'une ou l'autre de ces lois, la Commission peut signifier un constat d'infraction et réclamer des amendes aux organismes publics et aux entreprises.
Vous pouvez consulter les pages concernant les sanctions pour non-conformité :
La Commission émet des avis en matière de protection des renseignements personnels ou d’accès à l’information dans plusieurs situations; elle émet des approbations dans certains cas. Elle examine, entre autres :
Le travail de la Commission vise alors à :
Tant sur le plan de l’accès aux documents que de la protection des renseignements personnels, la Commission peut réaliser ou faire réaliser pour son compte :
Dans le cadre de ses activités de surveillance, la Commission reçoit des avis et des documents de la part des organisations. Selon les lois, les organisations doivent notamment transmettre :
La Commission prend connaissance de ces documents et les analyse à la lumière des lois qu’elle est chargée d’appliquer. Dans tous ces cas, elle peut utiliser ses pouvoirs d’intervention si la situation dont elle est informée le justifie.
La section juridictionnelle intervient principalement dans le cadre des demandes de révision et d’examen de mésentente. Ces recours découlent de l’insatisfaction de citoyens quant à une décision suivant des demandes d’accès ou de rectification adressées à un organisme public ou à une entreprise.
La Commission met à la disposition des parties un service de médiation confidentiel, basé sur une démarche libre et volontaire et visant à favoriser le règlement à l’amiable des dossiers. Lorsque les circonstances le permettent, ce processus permet aux parties de s’entendre et de clore le dossier par le retrait de la demande ou tout autre avis indiquant qu’il n’y a plus de recours.
Pour rendre des décisions concernant les demandes de révision et d'examen de mésentente, les juges administratifs tiennent géralement des audiences pour permettre aux parties de faire valoir leurs points de vue et leurs observations.
Les juges administratifs interviennent également avant la tenue des audiences afin de s’assurer que les parties ont la chance de présenter leurs observations ou de résoudre des questions particulières dans le cheminement des dossiers.